Qu’est-ce que déléguer ?

Déléguer, c’est :

· Confier de manière temporaire à un collaborateur,

· la réalisation d’objectifs négociés,

· en lui laissant une autonomie réelle quant aux moyens et aux méthodes,

· en étant co-responsable,

· à l’intérieur d’un cadre défini (contrat).

Les avantages de la délégation

Savoir déléguer

Dans toutes les entreprises, on s’accorde sur l’idée qu’il faut déléguer. C’est presque

devenu une expression magique.

· «Il faut déléguer».

· Chacun le sait.

· Tout le monde le dit.

· Et, pourtant... !

· Si le principe de la délégation s’impose à tous ceux qui veulent mieux gérer leur

temps, à tous ceux qui veulent élargir le champ des responsabilités de leurs

collaborateurs, ce n’est pas si facile...

· Il y a toujours, en effet, de « bonnes » raisons pour ne pas déléguer.

Les freins à la délégation sont nombreux, qu’ils proviennent de l’organisation et des

méthodes, ou qu’ils relèvent des intéressés eux-mêmes, du délégateur comme du

délégataire.

Les principaux obstacles à la délégation

· L’hyper-centralisation

des décisions les plus élémentaires. Ce qui relève d’une conception « frileuse » de

l’exercice du pouvoir. Il y a en effet, la peur de ne plus tout maîtriser.

· L’abdication

qui consiste à se débarrasser purement et simplement d’un problème et de ses propres

responsabilités.

· La méfiance

du responsable par rapport à son délégataire.

· La quête

peu consciente d’un « sosie », qui conduit le responsable à vouloir que le délégataire

procède à son image.

· Le droit

à l’erreur qui reste le plus souvent théorique.

· Le contrôle

qui s’avère généralement tatillon.

· Le responsable

qui craint la « rivalité » de son adjoint devenu compétent.

Pourquoi déléguer ?

Les raisons qui poussent à la délégation sont nombreuses, en voici quelques exemples :

· Faire face à une charge de travail excessive.

· Développer les compétences.

· Augmenter l’initiative.

· Permettre un meilleur épanouissement des gens.

· Développer la motivation.

· Atteindre une plus grande efficacité par l’abaissement des points de décision.

· Pouvoir consacrer plus de temps aux activités qui sont au coeur de sa mission.

À qui déléguer ?

· Le choix du délégataire est fondamental.

Et ceci pour deux raisons :

a) il permet de se consacrer, l’esprit libre, à d’autres tâches,

b) il évite de mettre en place, un contrôle trop tatillon, néfaste à une délégation

efficace.

· Aussi, il est impérieux de vérifier au préalable son niveau de confiance

conditionnelle et inconditionnelle, vis-à-vis du délégataire pressenti :

L’objet de la délégation est-il en rapport avec les domaines d’activités de l’intéressé ?

Le délégataire est-il en rapport avec les domaines d’activités de l’intéressé ?

Le délégataire est-il disponible et attiré par ce travail supplémentaire ?

De quelles formations ou informations préalables aura-t-il besoin ?

Les principes et les règles d’une délégation efficace

1. Fixer le niveau d’autonomie

Le collaborateur, dans le cadre d’une délégation, possède un pouvoir de décision

sur la façon de parvenir au but fixé.

Le cadre de cohérence délimite les marges de manoeuvre du délégataire. Il sépare

les choix possibles des choix impossibles.

Le collaborateur connaît les interdits, les règles, les procédures à respecter et qui

définissent l’étendue de sa marge de manoeuvre quant aux :

. décisions à prendre,

. façons de faire pour atteindre l’objectif,

. choix de moyens et façons de les mettre en oeuvre.

2. Le droit de dire « non » :

Une délégation n’est pas imposée mais proposée. Elle peut être acceptée ou

refusée.

3. La confiance

La méfiance ancrée viscéralement chez un responsable, pourtant doté de bonnes

intentions, se manifeste lors de la première difficulté.

Les parades possibles

Pour desserrer les freins qui viennent d’être répertoriés, l’une ou l’autre des

parades peuvent être utilisées :

1. Au préalable, choisir vraiment de déléguer ou de ne pas le faire. Si oui, s’y

investir entièrement et se donner une bonne « prophétie qui se réalise ».

2. Reconnaître sa peur légitime et se permettre de trouver des protections

adéquates.

3. S’en tenir aux critères de contrôle et négliger l’agacement sur des détails.

4. Orienter sa propre énergie vers des activités de niveau supérieur qui capteront

son attention, par exemple :

1. Son rôle européen en plus de son rôle local,

2. Organiser ce congrès et leur laisser le quotidien.

4. Coresponsabilité

Qui dit déléguer, dit mettre en place un système de double responsabilité :

. Le collaborateur ayant accepté la délégation s’engage à atteindre l’objectif fixé.

. Le manager de son côté se doit de faciliter la réussite du collaborateur.

Le processus de délégation crée une relation contractuelle. Le manager continue à

assumer ses propres responsabilités et peut se voir imputer aussi bien les échecs

que les succès des membres de son équipe.

La délégation signifie en aucune manière un abandon des responsabilités de la part

du manager (il y a, selon nous, co-responsabilité).

5. Droit à l’erreur

Si un tel droit n’existe pas, le collaborateur est réticent vis-à-vis de la prise de

risque. Il cherche donc à se protéger par exemple en sollicitant en permanence

l’accord du hiérarchique avant d’agir.

6. S’inscrire dans une relation d’aide positive

Il est fréquent d’entendre une fois l’objectif fixé par le manager des propos tels

que : « à votre place, j’irai consulter le fichier client, vous gagnerez ainsi un temps

précieux ! ».

Déléguer implique l’idée de laisser l’autre effectuer seul son expérience et le

laisser découvrir les difficultés de la mission confiée. Cette condition est d’autant

plus difficile à réaliser que le manager a la possibilité d’affranchir son

collaborateur des écueils qu’il peut rencontrer.

Si ce critère n’est pas réalisé la délégation se transforme en simple exécution.

Déléguer sous-entend également se mettre à la disposition du collaborateur dans

les cas probables où il aurait besoin d’information supplémentaire ou d’un conseil.